Phần mềm DMS dành cho ngành Dược phẩm và Y tế là một ứng dụng phần mềm được tạo ra đặc biệt để hỗ trợ doanh nghiệp trong lĩnh vực Dược phẩm tối ưu hóa quản lý hệ thống phân phối của họ. Nó bao gồm khả năng quản lý toàn bộ quá trình trên các kênh phân phối, đảm bảo hiệu suất làm việc của đội ngũ trình dược viên, quản lý mạng lưới nhà phân phối, đại lý, và hiệu thuốc, cũng như theo dõi và cập nhật thông tin liên quan đến các chương trình bán hàng như khuyến mãi, trả thưởng, tích lũy, trưng bày sản phẩm, và tình trạng tồn kho trên thị trường, tất cả được cập nhật theo thời gian thực để giúp các nhà quản lý nắm bắt thông tin một cách hiệu quả.
1. Đối tượng sử dụng phần mềm DMS
Các đối tượng sử dụng phần mềm DMS trong lĩnh vực Dược phẩm và Y tế bao gồm:
- Trình dược viên
- Giám sát bán hàng (SS)
- Cấp quản lý vùng/miền (nếu có): RSM – ASM – TSM – NSM
- Giám đốc kinh doanh
- Kế toán bán hàng
- Thủ kho
- Lãnh đạo công ty
- Chủ hiệu thuốc (trong trường hợp doanh nghiệp triển khai phần mềm trực tiếp cho các hiệu thuốc trong hệ thống phân phối của họ, mà không thông qua trình dược viên)
Với những nhà phân phối Dược có ít hơn 10 trình dược viên, bộ phận sử dụng phần mềm DMS có thể bao gồm trình dược viên và chủ doanh nghiệp.
2. Mô hình phân phối trong ngành Dược phẩm và Y tế
2.1. Kênh ETC (Ethical drugs, prescription drugs – Thuốc kê đơn)
Kênh ETC là kênh phân phối Dược phẩm thông qua các bệnh viện và trung tâm y tế. Trong kênh ETC, khách hàng trực tiếp của các doanh nghiệp sản xuất và phân phối Dược phẩm là các chuyên gia y tế như bác sĩ, dược sĩ, y tá, người kê đơn và nhân viên y tế tại bệnh viện.
Do tính chất đặc biệt của lĩnh vực Dược phẩm, mức độ thông tin và kiến thức về sản phẩm đối với người tiêu dùng (bệnh nhân) thường không cao, và quyết định việc sử dụng thuốc được ảnh hưởng chủ yếu bởi các chuyên gia y tế. Điều này tạo ra sự phụ thuộc lớn của bệnh nhân vào các quyết định được đưa ra bởi bác sĩ và dược sĩ khi chọn thuốc (khác với ngành FMCG và một số ngành khác, trong đó người tiêu dùng có quyền lựa chọn cao hơn).
Vì tính đặc biệt này, hoạt động bán hàng tập trung vào kênh ETC chủ yếu tập trung vào yếu tố chuyên môn. Trình dược viên ETC cần sử dụng kiến thức chuyên môn để thuyết phục bác sĩ và dược sĩ – những người có kiến thức y tế chuyên sâu – để đồng ý sử dụng sản phẩm của công ty cho bệnh nhân. Họ cũng phải hiểu rõ về thời gian đấu thầu tại các bệnh viện, xác định số lượng thuốc dự trù cho từng khoa và đảm bảo quá trình đấu thầu diễn ra một cách thuận lợi. Ngoài ra, trình dược viên ETC thường tổ chức các buổi giới thiệu sản phẩm tại các khoa hoặc tham gia thuyết trình trong các hội thảo chuyên môn để cung cấp thông tin về sản phẩm.
2.2. Kênh OTC (Over the Counter – Thuốc không kê đơn)
Kênh OTC là kênh phân phối Dược phẩm thông qua các hiệu thuốc, phòng mạch, phòng khám tư, và các điểm bán lẻ khác như chợ sỉ.
Trình dược viên OTC không đòi hỏi trình độ chuyên môn cao mà tập trung vào kỹ năng tư vấn và kỹ năng bán hàng. Đối tượng khách hàng chính của kênh OTC bao gồm chủ hiệu thuốc, dược sĩ làm việc tại quầy thuốc, hoặc nhân viên thuê bên ngoài để thay thế chủ hiệu thuốc trong việc bán hàng. Do đó, trên kênh OTC, không cần phải có trình dược viên với trình độ chuyên môn cao, mà sự tập trung chủ yếu đặt vào khả năng tư vấn và kỹ năng bán hàng. Điều này cũng giải thích tại sao ngay cả những người làm trong lĩnh vực tiêu dùng nhanh (FMCG) cũng có thể chuyển sang lĩnh vực này để tiếp thị các sản phẩm thuốc.
Bên cạnh đó, chủ hiệu thuốc thường là người kinh doanh, và họ quan tâm nhiều hơn đến các chương trình khuyến mãi, chiết khấu từ các nhà cung cấp Dược phẩm. Hiệu thuốc có thể mua thuốc từ bất kỳ nhà phân phối nào và sẵn sàng chuyển đổi nhà phân phối nếu có ưu đãi hấp dẫn từ nhà phân phối khác. Vì vậy, một trong những yêu cầu quan trọng đối với các nhà phân phối Dược phẩm là cách triển khai hiệu quả các chương trình khuyến mãi, hỗ trợ trưng bày sản phẩm, và quản lý tồn kho trên thị trường, đặc biệt với nhóm khách hàng này.
Thách thức thường gặp trong quản lý hệ thống phân phối của doanh nghiệp Dược phẩm – Y tế
1. Khó khăn trong quản lý định mức tồn kho an toàn
-
Tình trạng dược phẩm hết hàng (cháy hàng) không có sẵn tại điểm bán: Điều này đặc biệt khó trong lĩnh vực Dược phẩm, vì người bệnh thường tuân thủ 100% đơn thuốc của bác sĩ hoặc chỉ dùng duy nhất 1 loại thuốc quen thuộc. Việc giới thiệu sản phẩm thay thế tương đương gặp nhiều khó khăn và có thể dẫn đến mất khách hàng.
-
Tình trạng đọng hàng, tồn kho cao: Dược phẩm đòi hỏi quản lý tồn kho cẩn thận do quay vòng vốn không nhanh. Tồn kho lớn và lâu dẫn đến chi phí bảo quản tăng lên. Mất hạn sử dụng hoặc cận date khiến doanh nghiệp phải tiêu hủy hàng, làm tăng thêm chi phí.
2. Quản lý trình dược viên OTC
- Trình dược viên OTC thường giới thiệu sản phẩm cho nhà thuốc và chuỗi nhà thuốc. Hiện nay, nhiều công ty quản lý đội ngũ này bằng cách thủ công, làm cho việc theo dõi và đánh giá hiệu suất trở nên khó khăn. Việc không biết chính xác vị trí và hoạt động của trình dược viên OTC gây ra hiệu suất làm việc kém hiệu quả.
3. Truy vết hàng trong chuỗi cung ứng
- Truy vết hàng hóa trong chuỗi cung ứng Dược phẩm là một yêu cầu quan trọng. Tuy nhiên, nhiều công ty Dược phải đối mặt với khó khăn do thông tin sản phẩm không được đồng bộ hoặc hệ thống phân phối thiếu giải pháp công nghệ hỗ trợ.
4. Quản lý đại lý/ hiệu thuốc
- Quản lý thông tin các đại lý và hiệu thuốc có thể là một thách thức. Các doanh nghiệp Dược cần theo dõi tình hình bán hàng, tồn kho ngoài thị trường, triển khai chương trình trade marketing và đảm bảo sự hợp tác của chủ hiệu thuốc với sản phẩm của họ.
5. Khó khăn trong quản lý bán hàng
- Quản lý bán hàng trong ngành Dược gặp độ khó vì hệ thống phân phối phức tạp và nhiều tầng nấc. Điều này bao gồm quản lý đơn đặt hàng, chính sách giá, chương trình khuyến mãi, trưng bày sản phẩm, quản lý công nợ, và nhiều hoạt động khác.
